Quản lý nhân sựNhân viên quên ca, đi muộn? Nhắc ca tự động trước giờ làm và báo quản lý ngay khi có người trễ
Trong MonkeyHRM, mục Cài đặt, Mẫu thông báo có ô Nhắc hẹn trước khi vào ca: chọn 15, 30, 45 hoặc 60 phút (tối đa 120), hệ thống gửi thông báo trong ứng dụng và thông báo đẩy tới điện thoại của nhân viên có ca trong lịch đã công bố. Khi nhân viên check-in muộn hơn số phút được phép của ca, quản lý nhận thông báo Nhân viên đi muộn kèm số phút trễ. Nhắc ca qua Zalo hay email, và cảnh báo người vắng hẳn không check-in, hiện chưa có.
6 giờ 50 sáng, quán mở lúc 7 giờ, ca sáng xếp 3 người mà mới có 2. Chủ quán gọi điện, người thứ ba ngái ngủ trả lời "em tưởng em làm chiều". Lịch đã gửi vào nhóm Zalo từ Chủ nhật, nhưng giữa hàng chục tin nhắn khác, nhân viên part-time nhớ nhầm là chuyện xảy ra hằng tuần.
Bài này hướng dẫn hai việc trên MonkeyHRM giúp giảm cảnh đó: nhắc ca tự động trước giờ làm, và báo cho quản lý ngay khi có người check-in muộn.
Nhắc ca tự động: nhân viên nhận thông báo trước giờ vào ca
Khi lịch tuần được công bố, hệ thống tự gửi nhắc cho từng nhân viên có ca, trước giờ bắt đầu ca một khoảng do chủ quán chọn. Nội dung mặc định:
Nhắc lịch làm việc Bạn có ca Sáng bắt đầu lúc 07:00
Nhân viên nhận ở hai nơi: thông báo trong ứng dụng MonkeyHRM và thông báo đẩy trên điện thoại, qua trình duyệt đã bật thông báo hoặc ứng dụng web đã thêm ra màn hình chính. Không cần mở ứng dụng mới thấy.
Một vài điều nên biết:
- Chỉ ca trong lịch đã công bố mới được nhắc. Lịch đang nháp thì không, để bạn sắp xếp thoải mái mà nhân viên không nhận nhắc sai.
- Nhân viên đã nghỉ việc không nhận nhắc, dù tên vẫn còn trong lịch cũ.
- Mốc nhắc áp dụng chung cho cả công ty, không đặt riêng từng ca.
Cài đặt
- Vào Cài đặt, mục Mẫu thông báo, mở mẫu Nhắc lịch làm việc.
- Ở ô Nhắc hẹn trước khi vào ca, chọn nhanh 15, 30, 45 hoặc 60 phút, hoặc chỉnh từng nấc 5 phút, tối đa 120 phút. Đặt 0 là tắt nhắc.
- Bật In-App và Push để nhân viên nhận cả trong ứng dụng lẫn trên màn hình khoá điện thoại.
- Sửa câu chữ nếu muốn, ví dụ thêm "nhớ mang đồng phục".
Người sửa được mục này phải có quyền Thông báo trong phân quyền.
Chọn bao nhiêu phút
- 30 phút hợp với đa số quán: đủ để người ở gần chuẩn bị đi làm, không quá sớm để quên lại.
- 60 phút hợp với ca sáng sớm hoặc quán có nhân viên ở xa.
- Nếu nhiều nhân viên phải đi xa hơn 30 phút, chọn mốc dài hơn thay vì nhắc riêng từng người.
Điều kiện quan trọng nhất: nhân viên phải cho phép thông báo khi cài ứng dụng. Buổi đầu áp dụng, nhờ từng người mở ứng dụng, cho phép thông báo, và gửi thử một lịch để chắc ai cũng nhận.
Báo quản lý ngay khi có người check-in muộn
Mỗi ca có hai thông số Được phép đi muộn và Được phép về sớm (mặc định 5 phút). Khi nhân viên check-in muộn hơn số phút đó, người quản trị nhận thông báo:
Nhân viên đi muộn Minh đã check-in muộn 12 phút
Thông báo đến ngay lúc nhân viên check-in, nên quản lý ca biết để sắp xếp lại việc, không phải đợi cuối tháng xem bảng công.
Lưu ý về cách tính: khi đã vượt số phút cho phép, toàn bộ số phút trễ được tính, không chỉ phần vượt. Ca cho phép 5 phút mà nhân viên trễ 12 phút thì ghi trễ 12 phút.
Phạt đi muộn, về sớm: cài một lần, tự vào phiếu lương
Muốn đi muộn có hệ quả rõ ràng, bạn cài quy định phạt ở phần lương. Các lựa chọn chính:
| Thiết lập | Ý nghĩa |
|---|---|
| Phạt theo lần | Mỗi lần trễ phạt một số tiền cố định |
| Phạt theo phút | Nhân số phút trễ với đơn giá |
| Phạt theo khoảng thời gian | Mức phạt cố định cho mỗi khoảng phút |
| Phạt tối đa mỗi tháng | Trần tiền phạt của một người |
| Miễn phạt những lần đầu trong tháng | Ví dụ miễn 2 lần đầu |
| Khi có đơn xin phép đã duyệt | Chọn Miễn phạt hoặc Vẫn phạt |
Quy định áp được theo chi nhánh, chức danh, phòng ban, loại nhân viên, và loại trừ từng người. Tiền phạt tự vào phiếu lương cuối tháng, quản lý vẫn sửa hoặc xoá được một khoản phạt nếu ghi lý do. Cách tiền phạt nằm trong phiếu lương, chúng tôi đã viết ở bài tính lương nhân viên part-time từ dữ liệu chấm công.
Lời khuyên thực tế: bật "Miễn phạt những lần đầu trong tháng" và đặt trần phạt. Nhân viên chấp nhận quy định dễ hơn khi thấy nó công bằng, và mục tiêu là đi làm đúng giờ chứ không phải thu tiền phạt.
Những gì hệ thống chưa làm
Để bạn không kỳ vọng sai:
- Chưa nhắc qua Zalo, email hay SMS. Nhắc ca đi qua thông báo của ứng dụng; nhân viên không cài ứng dụng hoặc tắt thông báo sẽ không nhận.
- Chưa cảnh báo người vắng hẳn. Hệ thống báo khi có người check-in muộn; người không đến và không check-in thì quản lý phải tự để ý bảng công trong ngày.
- Chưa nhắc người quên check-out. Cuối ca, nhân viên quên bấm ra ca thì không có thông báo nhắc; người đó gửi đơn Bổ sung chấm công để được duyệt bù.
- Mốc nhắc chung cho mọi ca. Ca sáng và ca tối cùng một mốc phút.
Gói nào có nhắc ca tự động
Theo bảng giá công bố, thông báo tự động (nhắc ca, duyệt đơn, phiếu lương) thuộc gói Chuyên nghiệp của MonkeyHRM, 249.000đ mỗi tháng, trả năm 2.490.000đ tặng 2 tháng. Gói Miễn phí dùng cho 1 chi nhánh, tối đa 5 nhân viên, đã có chấm công GPS và xếp lịch tuần.
Câu hỏi thường gặp
iPhone chỉ cho trang web gửi thông báo đẩy khi trang đã được thêm ra Màn hình chính. Nhân viên mở MonkeyHRM bằng Safari, chọn Chia sẻ, Thêm vào MH chính, mở ứng dụng từ biểu tượng mới rồi cho phép thông báo. Sau khi cài, nhờ nhân viên kiểm tra nhận được nhắc của ca đầu tiên; nếu không nhận, họ vẫn xem được lịch trong ứng dụng.
Nhắc chạy theo lịch đang công bố tại thời điểm gửi. Bạn sửa ca rồi công bố lại thì nhân viên được nhắc theo giờ mới.
Nhân viên ngoài phạm vi chi nhánh không check-in được. Trường hợp này, quản lý có quyền sửa chấm công nhập giờ vào thay, hoặc nhân viên gửi đơn Bổ sung chấm công để quản lý duyệt.
Bài viết hữu ích với bạn? Thả tim để chúng tôi viết thêm chủ đề này.
Cần tự động hóa quy trình cho doanh nghiệp?
Monkey Tech build AI Agent, bot Zalo/Telegram và luồng n8n chạy thật cho bạn.
Quản lý bán hàng