Từ đơn hàng ở quầy đến bảng lương: MonkeyPOS và MonkeyHRM dùng chung một tài khoản như thế nào

Cuối tháng ở một quán cà phê hai chi nhánh thường có cảnh này: chủ quán mở phần mềm bán hàng xuất doanh thu theo ngày, mở bảng chấm công xem ai làm ca nào, rồi ráp hai bảng bằng Excel để tính thưởng theo doanh số. Nhân viên mới vào phải tạo tài khoản hai lần, nghỉ việc phải khoá hai lần, quên một lần là người cũ vẫn đăng nhập được máy bán hàng.

Phần lớn phần mềm bán hàng và phần mềm nhân sự trên thị trường đến từ hai công ty khác nhau, nên việc ráp tay là chuyện bình thường. MonkeyPOS và MonkeyHRM do cùng một đội làm và dùng chung tài khoản MonkeyTech, bài này nói cụ thể "dùng chung" nghĩa là gì và chưa chung ở đâu.

Một tài khoản, hai ứng dụng

Chủ quán tạo tài khoản MonkeyTech một lần, dùng để đăng nhập cả hrm.monkeytech.vn và pos.monkeytech.vn. Nhân viên cũng vậy: tài khoản dùng để chấm công buổi sáng là tài khoản đăng nhập máy bán hàng trong ca.

Hệ quả thực tế: nhân viên không phải nhớ hai tài khoản, và chủ quán quản lý người dùng ở một chỗ thay vì hai.

Chi nhánh, nhân viên, vai trò tạo ở HRM, dùng ở POS

Danh mục dùng chung nằm bên MonkeyHRM:

Dữ liệu	Tạo ở đâu	Dùng ở POS thế nào
Chi nhánh	MonkeyHRM, mục Danh mục, Chi nhánh	Mỗi chi nhánh là một cửa hàng trong POS; POS nhóm chi nhánh theo tỉnh, thành khi xem báo cáo
Nhân viên	MonkeyHRM	Xuất hiện trong danh sách nhân viên của cửa hàng tương ứng
Chức danh	MonkeyHRM	POS gán vai trò Admin, Quản lý, Nhân viên theo chức danh; Admin luôn có toàn quyền

Khi cửa hàng đồng bộ từ MonkeyHRM, POS tự tạo vai trò Quản lý và Nhân viên, sau đó bạn chỉnh ma trận quyền trong POS: ai được huỷ đơn, ai được xem báo cáo, ai được chốt ca. Muốn thêm chi nhánh mới, bạn thêm ở HRM; POS có đường dẫn đưa thẳng tới mục đó.

Thưởng KPI theo doanh thu ca, chia cho người có chấm công

Trong MonkeyHRM, quy tắc thưởng KPI theo doanh thu có ô "nguồn doanh thu" với ba lựa chọn: nhập tay, MonkeyPOS, API ngoài. Hiện tại doanh thu từng ca được nhập trong một bảng ngày x ca của tháng; dưới mỗi ô có số người đã chấm công trong ca đó, nên ô trống mà có người làm sẽ lộ ra ngay. Lựa chọn MonkeyPOS đã có chỗ trong quy tắc, phần tự kéo số từ bán hàng sang đang được hoàn thiện; khi có, số đồng bộ vẫn giữ nguyên nếu quản lý sửa tay đè lên.

Một quy tắc điển hình: mục tiêu 3.000.000đ mỗi ca, thưởng 5% phần vượt, chia đều cho những người có mặt trong ca. Ca sáng thứ Bảy bán 4.200.000đ, phần vượt 1.200.000đ, thưởng 60.000đ chia cho 3 người có chấm công trong ca. Việc "ai có mặt trong ca" lấy từ chấm công GPS, nên người quên chấm công không được tính; nhiều quán thấy nhân viên tự giác chấm công hơn hẳn sau khi áp dụng thưởng theo ca.

Kết quả KPI tháng có nút tính lại khi dữ liệu đổi, ví dụ bổ sung ca thiếu, và chỉ người có số thay đổi mới nhận thông báo. Số thưởng đi thẳng vào phiếu lương cùng với tiền phạt đi trễ về sớm, như chúng tôi đã mô tả trong bài tính lương nhân viên part-time từ dữ liệu chấm công.

Những thứ chưa liên thông

Để bạn không kỳ vọng sai:

• Doanh thu ca chưa tự chảy từ POS sang HRM; tháng này bạn vẫn chép tổng doanh thu từng ca từ báo cáo POS vào bảng KPI của HRM. Bảng có sẵn số người trong ca để đối chiếu nên việc chép nhanh hơn Excel, nhưng vẫn là chép.
• Ca làm trong POS (mở ca, chốt ca tiền két) và ca làm trong HRM (lịch, chấm công) là hai khái niệm riêng. POS chốt ca theo tiền; HRM tính công theo giờ.
• Lương của nhân viên không hiện bên POS. Mọi thứ về tiền lương chỉ nằm ở HRM.
• Báo cáo doanh thu theo giờ nằm ở POS, chưa có bản gộp với giờ công bên HRM. Muốn biết "giờ đông có đủ người không", bạn mở hai báo cáo cạnh nhau; chúng tôi đã viết cách đọc báo cáo giờ trong bài báo cáo doanh thu theo giờ để xếp ca, nhập hàng.

Gói nào mở phần liên thông

Liên thông cửa hàng, nhân viên với MonkeyPOS nằm trong gói Chuyên nghiệp của MonkeyHRM, 249.000đ mỗi tháng, trả năm 2.490.000đ tặng 2 tháng. Gói Miễn phí và Cơ bản dùng HRM độc lập. Phía MonkeyPOS tính phí theo cửa hàng, bảng giá riêng trên trang pos.monkeytech.vn.

Bắt đầu cho quán đang dùng cả hai

1. Tạo đủ chi nhánh và nhân viên ở MonkeyHRM, gán chức danh.
2. Trong MonkeyPOS, đồng bộ cửa hàng từ MonkeyHRM, rồi chỉnh quyền theo vai trò.
3. Trong MonkeyHRM, tạo quy tắc KPI doanh thu cho từng chi nhánh, nhập doanh thu ca từ báo cáo chốt ca của POS.
4. Chạy một tháng, so kết quả KPI với bảng Excel cũ để tin số trước khi bỏ Excel.