Quản lý quán cà phê từ xa: nắm doanh thu, nhân sự và tiền két trên điện thoại

Khi quán bắt đầu ổn định, chủ quán thường muốn bớt thời gian đứng quầy để lo việc khác: mở thêm chi nhánh, tìm nguồn hàng hoặc đơn giản là nghỉ ngơi. Nhưng rời quán rồi thì lo: hôm nay bán được bao nhiêu, nhân viên có đi làm đúng giờ không, tiền két cuối ngày có khớp không.

Bài viết này tổng hợp những gì chủ quán cần theo dõi để quản lý quán từ xa mà vẫn yên tâm.

Chủ quán cần theo dõi những gì khi không có mặt?

Có bốn nhóm thông tin quan trọng nhất:

1. Doanh thu: bán được bao nhiêu, theo giờ, theo món, theo hình thức thanh toán.
2. Tiền két: mỗi ca có khớp không, lệch ở đâu.
3. Nhân sự: ai đi làm, ai đi trễ, ca nào thiếu người.
4. Đơn hàng: có đơn online, đặt bàn hay khách gọi nhân viên không.

1. Theo dõi doanh thu theo thời gian thực

Thay vì đợi nhân viên nhắn tin báo doanh thu cuối ngày, chủ quán nên xem được báo cáo bất cứ lúc nào: doanh thu theo giờ để biết giờ cao điểm, theo món để biết món bán chạy và món nên bỏ khỏi thực đơn.

2. Kiểm soát tiền két qua chốt ca

Chốt ca là công cụ quan trọng nhất khi chủ không có mặt. Mỗi ca mở với tiền đầu ca, ghi phiếu thu chi và đóng ca đối chiếu tiền thực đếm. Chủ xem được chênh lệch của từng ca mà không cần tự đếm tiền. Chi tiết ở bài quy trình chốt ca cuối ngày khớp tiền két.

3. Phân quyền và duyệt thao tác nhạy cảm

Khi không đứng quầy, chủ cần chắc rằng những thao tác dễ gây thất thoát như huỷ đơn, giảm giá đều có người duyệt và được lưu lại. Xem thêm 6 điểm cần kiểm soát để chống thất thoát.

4. Theo dõi nhân sự qua chấm công điện tử

Chấm công trên điện thoại theo vị trí cho chủ quán biết ai đã vào ca, ai đi trễ ngay khi chuyện đó xảy ra, không phải chờ tới cuối tháng. Lịch ca và đơn xin nghỉ nằm cùng hệ thống giúp chủ thấy ngay ca nào đang thiếu người. Xem thêm chấm công quán cà phê bằng điện thoại.

5. Nhận thông báo những việc cần xử lý

Đơn đặt món online, đặt bàn, khách gọi nhân viên, đơn xin nghỉ cần duyệt: những việc này nên được báo tới điện thoại người phụ trách để không bị bỏ sót.

Bắt đầu từ đâu?

Không cần làm tất cả cùng lúc. Thứ tự hợp lý cho quán nhỏ:

1. Lên đơn đầy đủ trên phần mềm bán hàng.
2. Áp dụng mở ca, đóng ca.
3. Chuyển chấm công sang điện thoại.
4. Thêm gọi món QR và bán online khi quán đã quen quy trình.

Quản lý quán từ xa với MonkeyPOS và MonkeyHRM

MonkeyPOS và MonkeyHRM dùng chung một tài khoản MonkeyTech, cửa hàng và nhân viên đồng bộ hai chiều:

• MonkeyPOS: báo cáo doanh thu theo giờ, theo món; chốt ca với tiền dự kiến và chênh lệch két; huỷ đơn, giảm giá cần PIN quản lý; thông báo đơn mới, bàn gọi, đặt bàn trên điện thoại chủ quán, kể cả khi tắt màn hình.
• MonkeyHRM: chấm công GPS, xếp ca, đơn từ và bảng lương trên điện thoại; báo cáo nhân sự hàng tháng.

Dùng thử miễn phí MonkeyPOS · Dùng thử miễn phí MonkeyHRM