Chấm công quán cà phê bằng điện thoại, không cần máy chấm công

Quán cà phê, trà sữa thường có nhiều ca trong ngày, phần lớn nhân viên làm bán thời gian và đổi ca liên tục. Chấm công bằng sổ, bằng tin nhắn "em tới rồi" hay bằng máy vân tay đặt ở quầy đều bộc lộ cùng một điểm yếu: cuối tháng không ai chắc chắn ai đã làm bao nhiêu giờ.

Bài viết này tổng hợp những khó khăn thường gặp khi chấm công ở quán cà phê và cách chấm công bằng điện thoại giúp chủ quán giải quyết từng vấn đề.

Chấm công quán cà phê thường gặp những khó khăn nào?

• Quên chấm hoặc chấm bù: giờ cao điểm nhân viên vào ca là đứng quầy ngay, cuối ca mới nhớ ra chưa ghi giờ vào.
• Chấm công hộ: một người đến sớm chấm giúp bạn mình, sổ tay hay tin nhắn đều không phân biệt được.
• Không rõ đi trễ bao nhiêu phút: "khoảng 7 giờ" khác 7 giờ 18 phút, và chênh lệch đó cộng dồn cả tháng.
• Nhiều chi nhánh, mỗi nơi một cách ghi: quản lý phải gom sổ từng quán về một bảng.
• Máy chấm công tốn chi phí và hay hỏng: thêm một thiết bị phải mua, bảo trì, và vẫn không chống được việc bấm hộ nếu dùng thẻ.

Vì sao nên chấm công bằng điện thoại?

Nhân viên quán cà phê đều có điện thoại, và điện thoại có sẵn ba thứ một máy chấm công cần: giờ chính xác, vị trí và danh tính người dùng.

• Giờ theo máy chủ: giờ vào, giờ ra lấy theo máy chủ, không phụ thuộc đồng hồ trên máy nhân viên.
• Vị trí GPS: hệ thống chỉ ghi nhận khi nhân viên ở trong bán kính của chi nhánh. Đứng ở nhà bấm chấm công sẽ không được tính.
• Mỗi người một tài khoản: chấm công gắn với tài khoản cá nhân, hạn chế chấm hộ.
• Không mua thiết bị: không cần máy vân tay, không cần dây điện hay chỗ đặt máy ở quầy.

Cách triển khai chấm công bằng điện thoại cho quán

Quy trình dưới đây áp dụng được cho hầu hết phần mềm chấm công có định vị:

1. Khai báo chi nhánh và bán kính chấm công. Quán nằm trong hẻm hoặc tòa nhà có tín hiệu yếu thì nên để bán kính rộng hơn một chút để tránh báo sai.
2. Tạo các ca làm việc: ca sáng, ca chiều, ca tối, ca gãy. Đặt giờ bắt đầu và kết thúc rõ ràng để hệ thống tự tính đi trễ, về sớm.
3. Mời nhân viên vào ứng dụng: mỗi người một tài khoản, cài trên chính điện thoại của mình.
4. Thống nhất quy định: chấm công khi đã có mặt tại quán, quên chấm thì báo quản lý để chỉnh giờ công trên hệ thống, thay vì sửa tay vào sổ.
5. Xem lại dữ liệu tuần đầu: điều chỉnh bán kính hoặc ca nếu có báo sai, mọi chỉnh sửa giờ công nên được lưu lịch sử.

Chấm công liên quan gì tới xếp ca và tính lương?

Chấm công chỉ là điểm đầu. Dữ liệu chấm công có ích nhất khi nằm chung một chỗ với lịch ca (để so giờ thực tế với giờ được xếp) và bảng lương (để tính lương không phải nhập lại). Chúng tôi đã viết riêng về cách xếp ca làm việc cho quán cà phê, quán ăn và tính lương nhân viên bán thời gian từ dữ liệu chấm công.

Chấm công GPS trên điện thoại với MonkeyHRM

MonkeyHRM là phần mềm quản lý nhân sự dành cho cửa hàng, quán ăn và doanh nghiệp nhỏ:

• Chấm công GPS trên điện thoại, thiết lập bán kính riêng cho từng chi nhánh.
• Hỗ trợ ca sáng, ca tối, ca gãy và nhiều ca trong một ngày.
• Quản lý chỉnh sửa giờ công khi cần, có lưu lịch sử chỉnh sửa.
• Nhân viên không cần tải từ kho ứng dụng: mở hrm.monkeytech.vn và thêm vào màn hình chính.
• Gói miễn phí dùng lâu dài cho 1 chi nhánh, tối đa 5 nhân viên.

Dùng thử miễn phí MonkeyHRM

Câu hỏi thường gặp

Chấm công bằng điện thoại có cần mạng không?

Có. Điện thoại cần kết nối Wi-Fi hoặc 4G để gửi giờ chấm công và vị trí về máy chủ.

Nhân viên không có điện thoại thông minh thì sao?

Quản lý có thể ghi nhận giờ công thay cho nhân viên đó trên ứng dụng, và mọi chỉnh sửa đều được lưu lại lịch sử.

Chấm công GPS có chống được chấm công hộ không?

GPS bảo đảm người chấm công đang ở đúng địa điểm, còn tài khoản cá nhân gắn chấm công với từng người. Hai lớp này giảm đáng kể việc chấm hộ so với sổ tay hay tin nhắn.

Quán có nhiều chi nhánh thì chấm công thế nào?

Mỗi chi nhánh có vị trí và bán kính riêng. Nhân viên chấm công ở chi nhánh nào thì giờ công được ghi nhận cho chi nhánh đó.