Cách xếp ca làm việc cho quán cà phê, quán ăn: quy trình 5 bước

Xếp ca là việc lặp lại mỗi tuần ở mọi quán cà phê, quán ăn. Lịch xếp hợp lý thì quán đủ người lúc đông, không dư người lúc vắng và nhân viên chủ động được lịch học, lịch riêng. Lịch xếp vội thì giờ cao điểm thiếu người pha chế, còn quản lý mất cả buổi để sửa bảng.

Dưới đây là quy trình 5 bước xếp ca làm việc mà chủ quán áp dụng được ngay, dù đang dùng Excel hay phần mềm.

Xếp ca bằng Excel, đổi ca là rối?

Những dấu hiệu cho thấy cách xếp ca hiện tại đang quá tải:

• Mỗi tuần một file mới, nhân viên không biết bản nào là bản cuối.
• Đổi ca qua tin nhắn riêng giữa hai nhân viên, quản lý không nắm được.
• Không nhìn ra khung giờ nào thiếu người cho tới khi khách đã xếp hàng.
• Lịch ca, sổ chấm công và bảng lương nằm ở ba nơi, cuối tháng phải đối chiếu lại.

Bước 1: Đọc giờ cao điểm của quán

Trước khi xếp người, cần biết quán đông vào lúc nào. Theo dõi doanh thu và số đơn theo giờ trong 2 đến 4 tuần sẽ thấy rõ quy luật: quán cà phê văn phòng đông buổi sáng, quán ăn đông giờ trưa và tối, quán trà sữa đông chiều và cuối tuần.

Nếu quán đã dùng phần mềm bán hàng, báo cáo doanh thu theo giờ có sẵn. Nếu chưa, ghi tay số đơn mỗi khung giờ trong vài tuần cũng đủ dùng.

Bước 2: Chia ca theo nhu cầu, không theo thói quen

• Chia ngày thành các ca cố định, ví dụ ca sáng 6h-12h, ca chiều 12h-18h, ca tối 18h-22h.
• Với khung cao điểm ngắn (trưa hoặc tối), dùng thêm ca gãy hoặc ca ngắn 3-4 tiếng thay vì kéo dài cả ca. Chúng tôi có bài riêng về ca gãy và cách quản lý ca gãy.
• Đặt số người tối thiểu cho từng ca và từng vị trí: pha chế, thu ngân, phục vụ.

Bước 3: Mở cho nhân viên đăng ký ca

Nhân viên bán thời gian có lịch học, lịch làm thêm khác nhau. Để họ tự đăng ký ca trước khi quản lý xếp sẽ giảm rất nhiều lần sửa lịch:

• Mở đăng ký cho tuần kế tiếp và đặt hạn chót đăng ký, ví dụ tối thứ Năm.
• Quy định số ca tối thiểu mỗi người cần đăng ký mỗi tuần.

Bước 4: Quản lý xếp và chốt lịch

• Dựa trên đăng ký, quản lý bổ sung người vào những ca còn thiếu và cân bằng giữa các nhân viên.
• Chốt lịch và công bố ở một nơi duy nhất mà ai cũng xem được trên điện thoại.
• Nhắc nhân viên trước giờ vào ca để giảm tình trạng quên ca.

Bước 5: Xử lý đổi ca có quy định

Đổi ca là chuyện thường ngày ở quán có nhiều sinh viên. Điều quan trọng là đổi ca phải được ghi nhận:

• Đổi ca chỉ có hiệu lực khi quản lý xác nhận.
• Lịch được cập nhật ngay sau khi đổi, để chấm công và tính lương dựa đúng người đã làm.

Xếp ca linh hoạt với MonkeyHRM

MonkeyHRM đưa quy trình trên lên điện thoại:

• Mở đăng ký ca cho tuần tới, thiết lập hạn đăng ký và số tuần được mở trước.
• Nhân viên tự chọn ca phù hợp, quản lý xem tổng quan và bổ sung chỗ thiếu người.
• Xem lịch theo ca hoặc theo từng nhân viên, lọc theo chi nhánh, bộ phận.
• Tự động nhắc nhân viên trước giờ vào ca.
• Lịch ca liên thông với chấm công GPS và bảng lương.

Dùng thử miễn phí MonkeyHRM

Câu hỏi thường gặp

Nên xếp ca theo tuần hay theo tháng?

Quán có nhiều nhân viên bán thời gian nên xếp theo tuần, vì lịch cá nhân của nhân viên thay đổi thường xuyên. Quán có nhân viên cố định có thể mở đăng ký trước nhiều tuần.

Một ca nên kéo dài bao lâu?

Tuỳ mô hình và giờ cao điểm của quán. Nhiều quán dùng ca 6 tiếng cho ca chính và ca ngắn 3-4 tiếng cho khung cao điểm.

Làm sao biết ca nào đang thiếu người?

Đặt số người tối thiểu cho từng ca, sau đó so với số người đã xếp. Phần mềm xếp ca hiển thị tổng quan để quản lý thấy ngay ca nào còn thiếu.