Quản lý nhân viên nhiều chi nhánh: chấm công, xếp ca, bảng lương tập trung

Mở chi nhánh thứ hai là cột mốc của nhiều chủ quán, chủ cửa hàng. Nhưng cùng với đó là thêm một bộ sổ chấm công, một bảng xếp ca và một bảng lương. Chủ không thể có mặt ở mọi nơi, còn quản lý từng chi nhánh thì mỗi người một cách làm.

Bài viết này trình bày cách quản lý nhân viên nhiều chi nhánh để chủ nắm được toàn bộ mà không phải đi từng nơi.

Quản lý nhiều chi nhánh thường gặp khó khăn gì?

• Mỗi chi nhánh một cách chấm công: nơi ghi sổ, nơi nhắn tin, cuối tháng phải gom lại.
• Nhân viên làm ở nhiều chi nhánh: một người tuần này làm quán A, tuần sau sang quán B, giờ công bị tách rời.
• Không so sánh được giữa các chi nhánh: chi nhánh nào thiếu người, chi nhánh nào chi phí nhân sự cao.
• Phân quyền không rõ: quản lý chi nhánh này xem được dữ liệu chi nhánh khác.
• Bảng lương tổng hợp mất nhiều thời gian: kế toán gộp từ nhiều file.

1. Dùng một hệ thống chung cho mọi chi nhánh

Nguyên tắc đầu tiên là mọi chi nhánh dùng chung một hệ thống, một cách làm: cùng danh sách nhân viên, cùng loại ca, cùng quy định chấm công. Dữ liệu vẫn tách theo từng chi nhánh, nhưng nằm ở một chỗ để chủ xem được toàn bộ.

2. Chấm công đúng địa điểm làm việc

Mỗi chi nhánh có vị trí và bán kính chấm công riêng. Nhân viên chấm công ở chi nhánh nào thì giờ công được ghi nhận cho chi nhánh đó. Cách này giải quyết luôn trường hợp nhân viên luân chuyển giữa các điểm. Xem thêm chấm công bằng điện thoại theo vị trí GPS.

3. Xếp ca theo từng chi nhánh, xem tổng quan toàn chuỗi

• Quản lý mỗi chi nhánh xếp ca cho điểm của mình.
• Chủ xem lịch theo chi nhánh hoặc theo từng nhân viên để điều người từ nơi thừa sang nơi thiếu.
• Tham khảo quy trình xếp ca 5 bước.

4. Phân quyền theo vai trò và theo chi nhánh

• Quản lý chi nhánh chỉ thấy và duyệt cho nhân viên của chi nhánh mình.
• Kế toán xem bảng lương toàn công ty, không cần quyền xếp ca.
• Chủ xem được tất cả.

Phân quyền rõ ràng giúp mỗi người tập trung đúng việc và bảo vệ dữ liệu lương của nhân viên.

5. Bảng lương theo chi nhánh và toàn công ty

Bảng lương lập theo từng chi nhánh để biết chi phí nhân sự của mỗi điểm, đồng thời tổng hợp toàn công ty cho kế toán. Với nhân viên làm ở nhiều chi nhánh, giờ công từ các điểm cần được cộng vào cùng một phiếu lương. Xem thêm tính lương từ dữ liệu chấm công.

6. Báo cáo nhân sự định kỳ

Mỗi tháng, xem báo cáo theo chi nhánh: ngày công, giờ làm, đi trễ, nghỉ phép, quỹ lương. So sánh giữa các chi nhánh giúp phát hiện sớm nơi thiếu người hoặc chi phí nhân sự bất thường.

Quản lý đa chi nhánh với MonkeyHRM

MonkeyHRM được thiết kế cho cửa hàng, quán ăn, tiệm tóc, spa có nhiều điểm kinh doanh:

• Quản lý nhiều chi nhánh, bộ phận trên một tài khoản.
• Chấm công GPS với bán kính riêng cho từng chi nhánh.
• Xem lịch ca theo ca hoặc theo nhân viên, lọc theo chi nhánh, bộ phận.
• Phân quyền theo vai trò: quản lý ca, kế toán, nhân viên.
• Bảng lương theo chi nhánh và toàn công ty, xuất Excel cho kế toán; báo cáo nhân sự hàng tháng.
• Gói Cơ bản từ 149.000đ/tháng, không giới hạn số nhân viên, nhiều chi nhánh.

Dùng thử miễn phí MonkeyHRM