Chống thất thoát quán cà phê, quán ăn: 6 điểm cần kiểm soát

Thất thoát ở quán cà phê, quán ăn hiếm khi là một khoản lớn. Đó thường là những khoản nhỏ mỗi ngày: một ly không lên đơn, một lần giảm giá không ai duyệt, vài trăm nghìn lệch két cuối ca. Cộng dồn cả tháng, con số đủ để ảnh hưởng tới lợi nhuận của một quán nhỏ.

Thất thoát thường xuất hiện ở những khâu chưa có quy trình rõ ràng. Dưới đây là 6 điểm chủ quán nên kiểm soát.

Cuối ngày tiền két không khớp, không biết thất thoát ở đâu?

Nếu bạn đã từng đếm đi đếm lại tiền két mà vẫn lệch, hỏi nhân viên thì không ai biết, nhiều khả năng quán đang hở ở một trong các điểm dưới đây.

1. Bán hàng không lên đơn

Món làm xong, khách trả tiền mặt, nhưng đơn không được nhập vào máy. Đây là kiểu thất thoát khó phát hiện nhất.

Cách kiểm soát: quy định không có đơn thì không làm món. Bếp và quầy pha chế chỉ làm theo phiếu in từ máy bán hàng, không làm theo lời gọi miệng.

2. Huỷ đơn và giảm giá tuỳ ý

Đơn đã thu tiền rồi bị huỷ, hoặc giảm giá cho "người quen" mà không ai duyệt.

Cách kiểm soát: huỷ đơn và giảm giá vượt mức phải có mã PIN của quản lý, và mọi lần huỷ đều lưu lại người thực hiện, thời điểm. Cuối ngày xem lại bảng kê đơn huỷ.

3. Chênh lệch tiền két khi giao ca

Hai ca dùng chung một két, cuối ngày lệch thì không biết lệch ở ca nào.

Cách kiểm soát: mỗi ca mở ca với tiền đầu ca, đóng ca đối chiếu tiền thực đếm với số máy tính. Chênh lệch được ghi nhận theo từng ca. Xem chi tiết ở bài quy trình chốt ca bán hàng cuối ngày.

4. Thu chi ngoài sổ

Lấy tiền két đi mua đá, mua ly, trả tiền ship mà không ghi lại.

Cách kiểm soát: mọi khoản chi từ két đều lập phiếu chi trên hệ thống, có người lập và lý do. Khi chốt ca, phiếu chi được trừ vào tiền dự kiến trong két.

5. Nhận chuyển khoản không đối chiếu

Khách đưa ảnh chụp màn hình "đã chuyển khoản", nhân viên tin, nhưng tiền không về.

Cách kiểm soát: chỉ xác nhận thanh toán khi thấy tiền về tài khoản. Dùng mã QR có sẵn số tiền và nội dung theo từng đơn để đối chiếu nhanh.

6. Hao hụt nguyên liệu và hàng hoá

Nguyên liệu dùng nhiều hơn số món bán ra, hàng trong kho giảm không rõ lý do.

Cách kiểm soát: ghi nhận nhập xuất tồn, kiểm kho định kỳ và đặt cảnh báo hàng sắp hết để vừa tránh hết hàng giờ cao điểm vừa phát hiện hao hụt bất thường.

Phân quyền rõ ràng cho từng vị trí

Một nguyên tắc chung cho cả 6 điểm: mỗi người chỉ thao tác đúng phạm vi của mình. Phục vụ tạo đơn, thu ngân thanh toán và chốt ca, quản lý duyệt huỷ đơn và giảm giá. Khi quyền tách bạch, việc truy lại sai sót trở nên đơn giản.

Chống thất thoát với MonkeyPOS

MonkeyPOS là phần mềm bán hàng cho quán cà phê, quán ăn và cửa hàng nhỏ:

• Huỷ đơn, giảm giá vượt mức cần PIN của quản lý và được lưu lại.
• Mở ca, phiếu thu chi, đóng ca đối chiếu tiền két: biết ngay lệch bao nhiêu, ở ca nào.
• Đơn lên máy là bếp có phiếu in ngay.
• Quản lý kho, nhà cung cấp, cảnh báo hàng sắp hết.
• Phân quyền thu ngân, quản lý, chủ quán.

Dùng thử miễn phí MonkeyPOS

Câu hỏi thường gặp

Quán nhỏ một người đứng quầy có cần chống thất thoát không?

Có. Khi chủ quán tự đứng quầy, thất thoát chủ yếu đến từ việc quên lên đơn và thu chi không ghi lại. Chỉ cần lên đơn đầy đủ và ghi phiếu chi là đã kiểm soát được phần lớn.

Bao lâu nên kiểm kho một lần?

Nguyên liệu dùng hằng ngày như cà phê, sữa, trà nên kiểm theo tuần. Hàng ít biến động có thể kiểm theo tháng.

Có nên cho nhân viên quyền giảm giá không?

Nên giới hạn một mức giảm cố định cho nhân viên, vượt mức đó thì cần quản lý duyệt bằng PIN để mọi khoản giảm đều có người chịu trách nhiệm.