Chốt ca bán hàng là gì? Quy trình chốt ca cuối ngày khớp tiền két cho quán

"Cuối ngày két lệch 200 nghìn, mà không biết lệch từ ca nào." Đây là tình huống quen thuộc ở những quán dùng chung một két cho nhiều ca và chỉ đếm tiền một lần vào cuối ngày.

Chốt ca là cách để mỗi ca tự chịu trách nhiệm với tiền của mình. Bài viết này giải thích chốt ca là gì và quy trình chốt ca 5 bước cho quán cà phê, quán ăn.

Chốt ca bán hàng là gì?

Chốt ca là việc tổng kết và đối chiếu toàn bộ tiền thu, tiền chi trong một ca trước khi bàn giao cho ca sau. Kết quả chốt ca cho biết:

• Ca bán được bao nhiêu, theo từng hình thức: tiền mặt, chuyển khoản, thẻ, ghi nợ.
• Trong ca có những khoản chi nào từ két.
• Tiền mặt dự kiến trong két và tiền thực đếm chênh nhau bao nhiêu.

Vì sao quán nên chốt ca thay vì chỉ đếm tiền cuối ngày?

• Biết lệch ở ca nào: chênh lệch được gắn với ca và người phụ trách ca đó.
• Phát hiện sai sót sớm: lệch trong ca sáng được xử lý ngay buổi trưa, không phải chờ tới tối.
• Tách bạch tiền mặt và chuyển khoản: tránh tình trạng tính nhầm khoản chuyển khoản vào tiền két.
• Có số liệu cho chủ quán xem từ xa: chủ không cần có mặt vẫn biết từng ca bán thế nào.

Quy trình chốt ca 5 bước

Bước 1: Mở ca với tiền đầu ca

Thu ngân đếm tiền lẻ có sẵn trong két và nhập tiền đầu ca vào hệ thống. Đây là mốc để tính tiền dự kiến cuối ca.

Bước 2: Lên đơn đầy đủ trong ca

Mọi món bán ra đều phải có đơn, ghi đúng hình thức thanh toán. Đơn chuyển khoản chỉ xác nhận khi tiền đã về tài khoản.

Bước 3: Ghi phiếu thu, phiếu chi

Mọi khoản lấy tiền từ két (mua đá, trả tiền ship, ứng tiền...) hoặc bỏ thêm tiền vào két đều lập phiếu, có lý do và người lập.

Bước 4: Đóng ca và kiểm đếm

Cuối ca, thu ngân đếm tiền mặt thực tế và nhập vào hệ thống. Hệ thống so với tiền dự kiến = tiền đầu ca + thu tiền mặt + phiếu thu - phiếu chi và hiện chênh lệch.

Bước 5: Xử lý chênh lệch và bàn giao

• Lệch thì kiểm tra lại đơn huỷ, phiếu chi, đơn chuyển khoản trong ca trước khi bàn giao.
• In hoặc lưu báo cáo ca, bàn giao tiền đầu ca cho ca sau.

Những lỗi thường gặp khi chốt ca

• Gộp chuyển khoản vào tiền mặt, khiến két luôn "thiếu".
• Chi tiền từ két nhưng không lập phiếu chi.
• Nhiều người cùng thu tiền trong một ca nhưng chỉ một người chốt.
• Chốt ca bằng sổ tay, cuối tháng không tổng hợp được.

Xem thêm: 6 điểm cần kiểm soát để chống thất thoát cho quán.

Chốt ca minh bạch với MonkeyPOS

MonkeyPOS ghi nhận đầy đủ từng ca bán hàng:

• Tiền đầu ca, doanh thu theo từng hình thức thanh toán, phiếu thu chi.
• Tiền dự kiến trong két và chênh lệch khi kiểm đếm.
• In báo cáo ca ngay trên máy, kể cả máy POS Sunmi.
• Báo cáo doanh thu theo giờ, theo món; bảng kê hoá đơn, đơn huỷ cho kế toán.

Dùng thử miễn phí MonkeyPOS

Câu hỏi thường gặp

Quán chỉ có một ca thì có cần chốt ca không?

Có. Chốt ca cuối ngày vẫn giúp tách tiền mặt và chuyển khoản, ghi nhận khoản chi và phát hiện chênh lệch ngay trong ngày.

Tiền đầu ca nên để bao nhiêu?

Tuỳ lượng khách trả tiền mặt và mệnh giá thường dùng. Quan trọng là số tiền đầu ca được đếm và ghi nhận chính xác mỗi lần mở ca.

Chênh lệch nhỏ có cần xử lý không?

Nên ghi nhận mọi chênh lệch, kể cả khoản nhỏ. Chênh lệch nhỏ lặp lại nhiều ngày thường là dấu hiệu của một khâu chưa được kiểm soát.