Mở quán nhỏ có cần mua máy POS? Bán hàng bằng điện thoại

Mở một quán cà phê, quán ăn hay cửa hàng nhỏ, khoản nào cũng phải tính: tiền mặt bằng, tiền sửa sang, tiền máy pha, tiền nguyên liệu nhập đợt đầu. Đến lúc nghĩ tới phần mềm bán hàng, nhiều chủ quán chùn tay vì hình dung ngay tới một bộ máy tính tiền, máy in, ngăn kéo đựng tiền và một khoản phí cài đặt.

Vì vậy không ít quán chọn ghi sổ tay hoặc nhớ trong đầu, rồi cuối ngày đếm tiền mà không biết mình bán được những món gì.

Bài viết này trả lời câu hỏi chủ quán mới hay đặt ra nhất: quán nhỏ có cần mua máy POS ngay không, và làm sao để bắt đầu bán hàng bằng chính chiếc điện thoại hoặc máy tính bảng đang có.

Mở quán mới, vì sao chủ quán ngại dùng phần mềm bán hàng?

Trước khi bàn về thiết bị, hãy gọi tên đúng những điều khiến chủ quán còn do dự:

• Sợ tốn tiền đầu tư máy: vốn ban đầu đã căng, thêm một khoản cho thiết bị chưa chắc đã cần.
• Sợ nhân viên khó dùng: quán nhỏ thường thuê sinh viên làm bán thời gian, thay người thường xuyên, không có thời gian đào tạo lâu.
• Sợ mất dữ liệu: điện thoại rơi vỡ, máy hỏng, đổi máy mới thì thực đơn và lịch sử bán hàng có còn không.
• Ngại phần mềm phức tạp: nhiều phần mềm được thiết kế cho chuỗi lớn, quán nhỏ chỉ cần bán nhanh và biết cuối ngày thu được bao nhiêu.

Đây đều là những lo lắng hợp lý. Tin tốt là phần lớn chúng có thể được giải quyết mà không cần mua thêm thiết bị nào.

Quán nhỏ có thật sự cần máy POS chuyên dụng?

Câu trả lời ngắn gọn: chưa cần ngay. Hiện nay nhiều phần mềm bán hàng chạy trên trình duyệt hoặc ứng dụng di động, nên điện thoại và máy tính bảng thông thường đã đủ để lên đơn, thu tiền và xem báo cáo. Máy POS chuyên dụng chỉ thật sự phát huy khi lượng đơn lớn hoặc quán cần in hóa đơn liên tục.

Bảng dưới đây giúp bạn so sánh các lựa chọn thiết bị phổ biến:

Thiết bị	Phù hợp khi	Lưu ý
Điện thoại đang dùng	Quán mới mở, chủ quán tự đứng quầy, lượng đơn vừa phải	Màn hình nhỏ, nên dùng giá đỡ và có sạc tại quầy
Máy tính bảng	Cần màn hình lớn để nhìn nhiều món, sơ đồ bàn	Nên đặt cố định ở quầy, tránh mang đi lại
Máy tính, laptop có sẵn	Quầy cố định, cần xem báo cáo và nhập thực đơn nhiều	Chiếm diện tích, kém linh hoạt khi đi order tại bàn
Máy POS cầm tay có máy in	Bán đông, cần in hóa đơn và phiếu ngay tại chỗ	Là khoản đầu tư thêm, nên mua khi đã ổn định

Nếu quán bạn đang ở hai dòng đầu, hãy bắt đầu với những gì đang có. Khi việc bán hàng vào nề nếp, bạn sẽ biết chính xác cần đầu tư thêm gì.

Khi nào mới nên mua thêm thiết bị?

Hãy cân nhắc đầu tư thêm thiết bị khi quán có một trong các dấu hiệu sau:

• Giờ cao điểm, một chiếc điện thoại không kịp lên đơn, khách phải xếp hàng chờ.
• Khách thường xuyên yêu cầu hóa đơn in, hoặc quầy pha chế và bếp cần phiếu giấy để làm món.
• Có từ hai người trở lên cùng bán hàng trong một ca và cần mỗi người một thiết bị.
• Điện thoại cá nhân của chủ quán vừa dùng để bán hàng vừa dùng để nghe gọi, nhắn tin, dễ bị gián đoạn.

Khi đó, hãy bổ sung từng phần và chọn phần mềm chạy được trên cả thiết bị cũ lẫn mới, để không phải nhập lại dữ liệu từ đầu.

Bước 1: Chuẩn bị thiết bị và kết nối mạng

• Pin còn tốt, có sạc cắm sẵn ở quầy và một giá đỡ để đặt máy cố định.
• Nếu dùng chung điện thoại cá nhân, hãy tắt bớt thông báo mạng xã hội trong giờ bán.
• Phần lớn phần mềm bán hàng hiện nay đồng bộ dữ liệu qua Internet, nên quán cần Wi-Fi ổn định ở quầy và bật sẵn 4G để dự phòng.

Bước 2: Nhập thực đơn gọn và rõ ràng

Thực đơn là phần chiếm nhiều thời gian nhất khi bắt đầu, nhưng chỉ làm một lần:

• Chia danh mục ngắn gọn: cà phê, trà, đồ ăn, món thêm.
• Đặt tên món giống tên trên bảng thực đơn để nhân viên tìm nhanh.
• Khai báo sẵn size, topping, ghi chú thường gặp (ít đường, ít đá, không hành) để không phải gõ tay mỗi lần.

Nếu chưa chắc phần mềm cần những tính năng gì cho quán đồ uống, bạn có thể tham khảo bài 8 tính năng cần có của phần mềm bán hàng cho quán cà phê.

Bước 3: Quyết định có cần in hóa đơn ngay hay chưa

Nhiều quán nhỏ bán mang đi hoặc thu tiền trước, khách không yêu cầu hóa đơn giấy. Trong trường hợp này, bạn hoàn toàn có thể bán hàng mà chưa cần máy in. Khi lượng khách tăng hoặc bếp cần phiếu làm món, lúc đó mới bổ sung máy in là hợp lý.

Bước 4: Cho nhân viên bán thử trước giờ mở cửa

Nỗi lo "nhân viên khó dùng" thường được giải quyết bằng một buổi bán thử:

• Mỗi người tự lên vài đơn mẫu: một ly có topping, một đơn mang đi, một đơn chuyển khoản.
• Thống nhất cách xử lý khi khách đổi món hoặc hủy đơn.
• Phân quyền rõ ràng: nhân viên chỉ bán hàng, các thao tác như hủy đơn, giảm giá cần quản lý xác nhận.

Quy định rõ từ đầu cũng là cách đơn giản nhất để hạn chế thất thoát. Chúng tôi đã tổng hợp chi tiết trong bài 6 điểm cần kiểm soát để chống thất thoát quán cà phê, quán ăn.

Lỡ mất điện thoại, dữ liệu bán hàng có mất không?

Đây là câu hỏi chủ quán nên hỏi nhà cung cấp trước khi chọn phần mềm. Có hai cách lưu dữ liệu phổ biến:

• Lưu trên chính thiết bị: mất máy hoặc hỏng máy là có nguy cơ mất dữ liệu, nếu không sao lưu thường xuyên.
• Lưu trên máy chủ của nhà cung cấp: thiết bị chỉ là nơi thao tác, đổi máy mới thì đăng nhập lại là tiếp tục bán.

Khi trao đổi với nhà cung cấp, bạn nên hỏi thêm: dữ liệu lưu ở đâu, có sao lưu tự động không, quán có xuất được dữ liệu ra khi cần không.

Bán hàng ngay trên điện thoại với MonkeyPOS

MonkeyPOS là phần mềm quản lý bán hàng cho quán cà phê, trà sữa, quán ăn và cửa hàng nhỏ, được thiết kế để chủ quán bắt đầu với thiết bị đang có:

• Chạy trên thiết bị sẵn có: dùng qua trình duyệt trên máy tính, điện thoại, máy tính bảng. Trên Android có ứng dụng riêng, tải tại pos.monkeytech.vn/tai-app. Trên iPhone, iPad, bạn mở bằng Safari rồi chọn thêm vào Màn hình chính.
• Gói Miễn phí 0đ dùng lâu dài: 1 cửa hàng, tối đa 2 nhân viên, bán tại quầy, mang đi, tại bàn; in hóa đơn, phiếu bếp; quản lý món, danh mục, topping; báo cáo doanh thu trong ngày. Không cần thẻ thanh toán khi đăng ký.
• In hóa đơn khi quán cần: cài ứng dụng lên máy POS Sunmi để in thẳng ra máy in tích hợp, tiếng Việt đầy đủ dấu. Máy Android khác và máy tính in qua máy in hóa đơn thông thường.
• Chạy được trên máy cấu hình thấp: ứng dụng có chế độ nhẹ, tắt bớt hiệu ứng và tự bật khi phát hiện máy chậm.
• Dữ liệu lưu trữ tại Việt Nam: sao lưu tự động hàng ngày, mỗi quán tách riêng dữ liệu, có thể xuất báo cáo và dữ liệu bất cứ lúc nào.
• Phân quyền và PIN duyệt: hủy đơn, giảm giá vượt mức cần PIN của quản lý và được lưu lại người thực hiện (gói Cơ bản trở lên).
• Nâng cấp khi quán lớn lên: gói Cơ bản 149.000đ/tháng thêm quản lý kho, khách hàng, tích điểm, mở đóng ca và đối chiếu tiền két. Không phí cài đặt, không ràng buộc hợp đồng.

Bắt đầu chỉ với 3 bước: đăng ký tài khoản, nhập thực đơn, mở ca và bán hàng.

Dùng thử miễn phí MonkeyPOS