Quản lý kho nguyên liệu quán cà phê: không hết hàng giữa giờ cao điểm

Quán cà phê, trà sữa dùng nhiều loại nguyên liệu nhỏ lẻ: cà phê, sữa đặc, sữa tươi, trà, bột, topping, ly, nắp, ống hút. Chỉ cần hết một thứ giữa giờ cao điểm là phải từ chối khách hoặc chạy đi mua gấp với giá cao hơn.

Ngược lại, nhập quá nhiều thì nguyên liệu hết hạn, chiếm vốn và chỗ để. Bài viết này trình bày cách quản lý kho nguyên liệu cho quán cà phê nhỏ, làm được ngay từ sổ tay tới phần mềm.

Quán cà phê thường gặp vấn đề gì với kho nguyên liệu?

• Hết hàng bất ngờ: không ai theo dõi lượng tồn, tới lúc pha mới biết đã hết.
• Nhập theo cảm tính: mỗi lần nhập một số lượng khác nhau, lúc thừa lúc thiếu.
• Hao hụt không rõ lý do: nguyên liệu dùng nhiều hơn số món bán ra.
• Hàng hết hạn: sữa, topping để quá lâu phải bỏ.
• Nhiều nhà cung cấp, không nhớ giá: không so sánh được giá nhập giữa các lần.

1. Lập danh mục nguyên liệu và đơn vị tính thống nhất

Bước đầu tiên là liệt kê mọi nguyên liệu và vật tư quán dùng, kèm một đơn vị tính cố định cho mỗi loại: cà phê tính theo gam hoặc kg, sữa theo hộp, ly theo cái. Đơn vị thống nhất giúp số liệu nhập, xuất, tồn so sánh được với nhau.

2. Ghi nhận mọi lần nhập hàng

Mỗi lần nhập hàng cần ghi lại: ngày nhập, nhà cung cấp, số lượng, đơn giá. Sau vài tháng, quán sẽ có dữ liệu để biết mỗi tuần dùng bao nhiêu và nhà cung cấp nào giá tốt hơn.

3. Đặt mức tồn tối thiểu cho từng nguyên liệu

Đây là cách đơn giản nhất để không hết hàng giữa ca:

• Với mỗi nguyên liệu, ước lượng lượng dùng trung bình mỗi ngày và thời gian nhà cung cấp giao hàng.
• Mức tồn tối thiểu nên đủ dùng trong khoảng thời gian chờ hàng về, cộng thêm một phần dự phòng cho ngày đông khách.
• Khi tồn xuống dưới mức này thì đặt hàng, không đợi tới khi hết.

4. Kiểm kho định kỳ và đối chiếu với doanh số

• Nguyên liệu dùng hằng ngày (cà phê, sữa, trà) nên kiểm theo tuần, vật tư ít biến động kiểm theo tháng.
• So lượng nguyên liệu đã dùng với số món bán ra trong cùng kỳ. Chênh lệch lớn bất thường là dấu hiệu hao hụt cần tìm nguyên nhân: pha sai công thức, đổ bỏ không ghi lại hoặc thất thoát. Xem thêm 6 điểm cần kiểm soát để chống thất thoát.

5. Áp dụng nguyên tắc nhập trước dùng trước

Hàng nhập trước để phía ngoài, dùng trước. Với sữa, topping có hạn sử dụng ngắn, ghi ngày nhập ngay trên bao bì để nhân viên dễ nhận biết.

Quản lý kho với MonkeyPOS

MonkeyPOS có sẵn quản lý kho cho quán cà phê, quán ăn và cửa hàng nhỏ:

• Nhập xuất tồn, theo dõi các lần nhập hàng.
• Quản lý nhà cung cấp.
• Cảnh báo hàng sắp hết để đặt hàng kịp trước giờ cao điểm.
• Liên thông với bán hàng và chốt ca, báo cáo doanh thu theo món để đối chiếu với lượng nguyên liệu.

Quản lý kho có trong gói Cơ bản từ 149.000đ/tháng.

Dùng thử miễn phí MonkeyPOS