Báo cáo doanh thu theo giờ: biết giờ đông để xếp ca, nhập hàng

Nhiều chủ quán xếp ca và nhập hàng theo cảm giác: "sáng thường đông", "cuối tuần chắc bán chạy". Cảm giác đó đúng một phần, nhưng thường lệch ở những chỗ quan trọng. Ca chiều thứ Ba có ba nhân viên đứng chơi, trong khi trưa thứ Bảy chỉ có hai người chạy không kịp. Sữa tươi hết lúc 10 giờ sáng Chủ nhật, còn thùng trân châu nhập hôm thứ Hai để đến hết hạn.

Phần mềm bán hàng đã ghi lại từng đơn kèm thời điểm bán. Chỉ cần biết cách đọc báo cáo doanh thu theo giờ, chủ quán có thể thay cảm giác bằng số liệu thật của chính quán mình.

Bài viết này hướng dẫn cách đọc báo cáo theo giờ, theo thứ trong tuần, và biến nó thành hai quyết định cụ thể: xếp ca bao nhiêu người, nhập nguyên liệu vào lúc nào.

Báo cáo doanh thu theo giờ cho biết điều gì?

Báo cáo theo giờ cộng doanh thu và số đơn của từng khung giờ trong ngày, trong một khoảng thời gian bạn chọn. Đọc đúng cách, nó trả lời được ba câu hỏi:

• Giờ nào đông nhất? Khung giờ có cột cao nhất là giờ cao điểm.
• Đông kéo dài bao lâu? Một cột cao đơn lẻ khác với ba, bốn cột cao liền nhau.
• Giờ nào gần như không có khách? Đây là khung giờ có thể bớt người hoặc dùng để chuẩn bị nguyên liệu.

Kết hợp thêm báo cáo theo thứ trong tuần, bạn sẽ biết thêm ngày nào trong tuần đông hơn hẳn, để xếp ca riêng cho ngày đó.

Bước 1: Chọn khoảng thời gian đủ dài để thấy quy luật

Một ngày không nói lên được điều gì, vì có thể hôm đó trời mưa hoặc có sự kiện gần quán. Nên xem ít nhất hai đến bốn tuần gần nhất để quy luật hiện rõ.

Lưu ý loại trừ những khoảng bất thường: tuần lễ Tết, tuần quán chạy khuyến mãi lớn, tuần sửa chữa phải đóng cửa sớm. Những tuần này nên xem riêng, không gộp chung với tuần bình thường.

Bước 2: Đọc cả số đơn, không chỉ doanh thu

Doanh thu cao chưa chắc là đông khách. Giả sử quán bạn có một bàn đặt 20 ly cho công ty lúc 15 giờ, cột doanh thu lúc 15 giờ sẽ cao vọt dù quầy không hề đông.

Với việc xếp ca, số đơn quan trọng hơn doanh thu, vì mỗi đơn là một lượt nhân viên phải nhận order, làm món, thu tiền. Với việc nhập hàng, cả hai đều cần: số đơn cho biết lượt khách, doanh thu và món bán chạy cho biết lượng hàng tiêu thụ.

Bước 3: Chia ngày thành khung đông, khung vừa, khung vắng

Từ biểu đồ theo giờ, đánh dấu từng khung giờ vào một trong ba nhóm. Ví dụ minh hoạ cho một quán cà phê gần văn phòng:

Khung giờ	Mức độ	Gợi ý
7h - 9h	Đông	Đủ người pha chế và thu ngân
9h - 11h	Vừa	Giữ người tối thiểu, chuẩn bị nguyên liệu
11h - 13h	Đông	Thêm một người ca ngắn
13h - 16h	Vắng	Ít người nhất, vệ sinh, nhận hàng
16h - 19h	Vừa	Giữ người tối thiểu

Bảng trên chỉ là ví dụ. Mỗi quán có quy luật riêng, và đó chính là lý do nên đọc báo cáo của quán mình thay vì làm theo kinh nghiệm chung.

Bước 4: Từ khung giờ đông đến số người mỗi ca

Khi đã có khung đông, khung vắng, việc xếp ca trở nên rõ ràng hơn:

• Ca chính bao trọn khung vừa, giữ số người tối thiểu để quán vận hành.
• Ca ngắn 3 đến 4 tiếng đặt đúng vào khung đông, thay vì kéo cả ca dài thêm người. Quán ăn đông cả trưa lẫn tối có thể dùng ca gãy.
• Ngày đông trong tuần (thường là cuối tuần) xếp riêng, không sao chép nguyên lịch ngày thường.
• Khung vắng giảm người, giao việc chuẩn bị, vệ sinh, nhận hàng.

Sau khi có số người mong muốn cho từng ca, áp dụng quy trình trong bài cách xếp ca làm việc cho quán cà phê, quán ăn để mở đăng ký và chốt lịch.

Bước 5: Từ ngày đông đến lịch nhập nguyên liệu

Nguyên tắc đơn giản: nguyên liệu phải có mặt trước ngày đông, không phải trong ngày đông.

• Xem báo cáo theo thứ trong tuần để biết ngày nào bán nhiều nhất. Nếu thứ Bảy và Chủ nhật đông nhất, đơn nhập chính nên về vào thứ Năm hoặc thứ Sáu.
• Xem món bán chạy để biết nguyên liệu nào tiêu hao nhiều nhất, ưu tiên theo dõi những nguyên liệu đó.
• Hẹn nhà cung cấp giao vào khung giờ vắng trong ngày, để nhân viên có thời gian kiểm và cất hàng.
• Với nguyên liệu tươi, hạn dùng ngắn, chia nhỏ đơn nhập theo nhịp ngày đông thay vì nhập một lần cho cả tuần.

Bài quản lý kho nguyên liệu quán cà phê có hướng dẫn chi tiết hơn về mức tồn tối thiểu và kiểm kho định kỳ.

Bao lâu nên xem lại báo cáo một lần?

• Hằng tuần: xem nhanh báo cáo tuần vừa qua trước khi mở đăng ký ca cho tuần tới.
• Hằng tháng: so sánh với tháng trước để thấy thay đổi theo mùa, theo thời tiết, theo lịch học của sinh viên gần quán.
• Sau mỗi thay đổi lớn: đổi thực đơn, đổi giờ mở cửa, mở thêm kênh bán online. Quy luật giờ đông có thể thay đổi sau những lần này.

Báo cáo theo giờ với MonkeyPOS, xếp ca với MonkeyHRM

MonkeyPOS có sẵn các báo cáo dùng cho quy trình trên:

• Báo cáo Xu hướng bán hàng: doanh thu và số đơn theo giờ trong ngày, theo thứ trong tuần và theo ngày, kèm doanh thu trung bình mỗi ngày và giờ cao điểm của khoảng thời gian bạn chọn. Báo cáo tính các đơn đã hoàn tất, theo thời điểm tạo đơn.
• Báo cáo Tổng quan bán hàng với doanh thu, đơn hàng và sản phẩm bán chạy theo tuần, tháng, năm.
• Quán nhiều chi nhánh có báo cáo So sánh chi nhánh và lọc từng báo cáo theo chi nhánh.
• Tồn kho theo từng kho với trạng thái còn hàng, sắp hết, hết hàng; quản lý nhà cung cấp và cảnh báo hết hàng.
• Đánh dấu báo cáo yêu thích để mở nhanh, xem được trên điện thoại.

Khi đã biết khung giờ đông, MonkeyHRM giúp chuyển nó thành lịch làm việc: nhân viên tự đăng ký ca trên điện thoại, quản lý bổ sung chỗ thiếu người và chốt lịch, hệ thống nhắc nhân viên trước giờ vào ca. MonkeyPOS và MonkeyHRM dùng chung một tài khoản MonkeyTech, chủ quán xem được cả doanh thu lẫn lịch làm việc trên cùng một điện thoại.

Dùng thử miễn phí MonkeyPOS