Nhân viên part-time đăng ký lịch rảnh trên điện thoại để xếp ca

Tối Chủ nhật, chủ quán mở Zalo và thấy hàng chục tin nhắn: "Tuần sau em rảnh sáng thứ Ba với chiều thứ Năm", "Em có lịch thi thứ Sáu, anh chị xếp giúp em ca tối nhé", kèm vài tấm ảnh thời khoá biểu chụp vội. Việc tiếp theo là chép tay từng tin nhắn vào bảng, rồi phát hiện thứ Bảy chỉ có hai người rảnh.

Với quán có nhiều nhân viên part-time là sinh viên, phần khó nhất của việc xếp ca không nằm ở khâu xếp, mà ở khâu thu thập lịch rảnh. Lịch học thay đổi theo học kỳ, lịch thi đến bất ngờ, và mỗi người báo lịch theo một kiểu khác nhau.

Bài viết này tập trung vào khâu thu thập đó: làm sao để nhân viên tự đăng ký lịch rảnh qua điện thoại, chủ quán gom lại trong vài phút và xử lý được những tuần lịch học biến động. Quy trình xếp ca tổng thể đã có trong bài cách xếp ca làm việc cho quán cà phê, quán ăn.

Vì sao gom lịch rảnh qua tin nhắn luôn bị rối?

• Mỗi người báo một định dạng: người gõ chữ, người gửi ảnh, người gửi ghi âm. Chủ quán phải tự quy đổi ra ca.
• Không có hạn chót rõ ràng: có người báo từ thứ Hai, có người tối Chủ nhật mới nhắn, lịch đã chốt lại phải sửa.
• Ngày không đi làm không có lý do: đến lúc thiếu người mới hỏi thì nhân viên đã có việc khác.
• Nhân viên không thấy ca nào đang thiếu: ai cũng chọn ca tối đẹp, ca sáng thứ Bảy bỏ trống.

Gốc của những vấn đề trên là lịch rảnh được gửi qua kênh trò chuyện, không phải qua một biểu mẫu có cấu trúc. Khi chuyển sang đăng ký theo mẫu, phần lớn khó khăn sẽ tự biến mất.

Bước 1: Định nghĩa sẵn các ca để nhân viên chọn, không để tự ghi

Thay vì hỏi "tuần sau em rảnh giờ nào", hãy cho nhân viên chọn trong danh sách ca có sẵn: ca sáng, ca chiều, ca tối, ca ngắn giờ cao điểm. Cách này có hai lợi ích:

• Chủ quán không phải quy đổi "rảnh từ 2 giờ đến 7 giờ" thành ca nào.
• Nhân viên không thể đăng ký một khung giờ mà quán không cần người.

Bước 2: Đặt lịch mở và hạn chót đăng ký cố định mỗi tuần

Một nhịp đăng ký ổn định giúp nhân viên hình thành thói quen. Ví dụ, quán có thể quy định:

Mốc	Ví dụ
Mở đăng ký cho tuần kế tiếp	Thứ Hai, 0 giờ
Hạn chót đăng ký	Thứ Sáu, 23 giờ 59
Quản lý xếp và chốt lịch	Thứ Bảy
Nhân viên nhận lịch chính thức	Tối thứ Bảy hoặc sáng Chủ nhật

Sau hạn chót, nhân viên không tự sửa được đăng ký nữa. Ai cần thay đổi phải báo quản lý. Quy định này nghe có vẻ cứng, nhưng chính nó giúp lịch chốt ra không bị sửa đi sửa lại.

Với nhân viên có lịch học ổn định cả học kỳ, quán có thể cho đăng ký trước hai hoặc ba tuần để đỡ thao tác lặp lại.

Bước 3: Yêu cầu ảnh lịch học và lý do cho ngày nghỉ

Đây là bước nhiều quán bỏ qua, nhưng lại giúp xếp ca công bằng hơn:

• Ảnh lịch học hoặc lịch thi đính kèm mỗi lần đăng ký. Khi cần đổi người, quản lý nhìn vào là biết ai thực sự kẹt giờ học, ai có thể linh động.
• Lý do cho ngày không đăng ký ca nào: đi học, đi thi, về quê, việc gia đình. Không cần dài, chỉ cần một dòng.

Hai yêu cầu này không nhằm kiểm soát nhân viên, mà để quản lý có đủ thông tin khi phải hỏi ai đó nhận thêm ca.

Bước 4: Cho nhân viên thấy ca nào đã đông, ca nào còn trống

Khi nhân viên nhìn thấy số người đã đăng ký từng ca, họ sẽ tự cân đối. Một bạn rảnh cả chiều thứ Năm lẫn sáng thứ Bảy, thấy sáng thứ Bảy mới có một người, thường sẽ chọn sáng thứ Bảy.

Tuỳ văn hoá của quán, có thể hiển thị chỉ số lượng, hoặc hiển thị cả tên người đã đăng ký để nhân viên chủ động ghép ca với nhau.

Bước 5: Gom đăng ký thành một bảng ngày nhân ca rồi chốt

Khi hết hạn đăng ký, quản lý cần một bảng tổng hợp: mỗi ngày, mỗi ca có những ai đăng ký, những ai nghỉ và lý do. Từ bảng đó:

1. Giữ nguyên những ca đủ người.
2. Với ca dư người, ưu tiên người đăng ký sớm hoặc người đang ít giờ trong tuần.
3. Với ca thiếu người, xem danh sách nghỉ kèm lý do để biết nên hỏi ai trước.
4. Lưu bản nháp, rà lại một lượt rồi mới công bố cho toàn bộ nhân viên.

Lịch học thay đổi giữa chừng thì xử lý thế nào?

Đầu học kỳ, tuần thi, tuần có lịch học bù là những thời điểm lịch rảnh của sinh viên thay đổi nhiều nhất. Một vài quy ước giúp quán chủ động:

• Trước hạn chót: nhân viên tự sửa đăng ký và cập nhật ảnh lịch học mới, không cần nhắn quản lý.
• Sau khi lịch đã chốt: nhân viên gửi đơn đổi ca hoặc nhờ đồng nghiệp làm thay, quản lý duyệt rồi lịch mới có hiệu lực. Chúng tôi có bài riêng về quy trình duyệt đơn cho cửa hàng nhỏ.
• Đầu học kỳ: nhắc cả nhóm cập nhật thời khoá biểu mới ngay tuần đầu, thay vì để từng người báo lẻ tẻ.
• Mùa thi: mở đăng ký sớm hơn một tuần để quán kịp tìm người bù.

Cuối tuần luôn thiếu người, quán nên làm gì?

Cuối tuần là lúc quán đông nhất nhưng cũng là lúc sinh viên muốn nghỉ nhất. Một số cách các quán thường áp dụng:

• Quy định số ca cuối tuần tối thiểu mỗi người cần nhận trong tháng, luân phiên giữa các bạn.
• Chia ca cuối tuần ngắn hơn, ví dụ 4 tiếng thay vì 6 tiếng, để nhiều người dễ nhận hơn.
• Lập danh sách dự phòng gồm những bạn sẵn sàng nhận thêm ca khi có người báo nghỉ đột xuất.
• Hiển thị ca cuối tuần còn trống ngay khi mở đăng ký, để nhân viên thấy và chọn sớm.

Đăng ký ca và xếp lịch với MonkeyHRM

MonkeyHRM đưa toàn bộ quy trình trên lên điện thoại của nhân viên và quản lý:

• Nhân viên chọn ca theo từng ngày trong tuần trên điện thoại; hệ thống không cho chọn hai ca trùng giờ trong cùng một ngày và chỉ hiện các ca áp dụng cho chi nhánh của nhân viên.
• Trước khi gửi, nhân viên tải ảnh lịch học và ghi lý do cho từng ngày nghỉ. Thiếu một trong hai thì chưa gửi được.
• Quản lý thiết lập ngày giờ mở, ngày giờ đóng đăng ký và số tuần được đăng ký trước; có thể bật tự khoá đăng ký khi hết hạn.
• Nhân viên xem được số người đã đăng ký mỗi ca, có thể bật hoặc tắt hiển thị tên trong phần cài đặt.
• Quản lý nhận thông báo khi có nhân viên gửi đăng ký.
• Chế độ Xếp thông minh gom đăng ký thành bảng theo ngày và ca, đánh dấu người gửi sớm nhất, kèm danh sách nghỉ và lý do. Quản lý thêm hoặc bớt người, lưu nháp (nhân viên chưa thấy), rồi chốt lịch và gửi thông báo cho cả nhóm.
• Lịch đã chốt bị khoá; muốn đổi ca, nhân viên gửi đơn Đổi ca / Nhờ làm thay để quản lý duyệt.
• Sao chép lịch theo ngày hoặc theo tuần, nhắc nhân viên trước giờ vào ca, và lịch liên thông với chấm công, tính lương part-time.

Dùng thử miễn phí MonkeyHRM