Đơn xin nghỉ phép, đi trễ, ứng lương: quy trình duyệt đơn gọn cho cửa hàng nhỏ

"Anh ơi mai em xin nghỉ", "Chị ơi em đến trễ 30 phút", "Em xin ứng trước 500 nghìn". Ở cửa hàng nhỏ, những đơn từ này thường đi qua tin nhắn riêng, cuộc gọi hoặc lời nói ở quầy. Đến cuối tháng tính công, không ai nhớ chính xác ai đã xin gì và đã được đồng ý hay chưa.

Bài viết này hướng dẫn cách xây quy trình duyệt đơn đơn giản, phù hợp với cửa hàng, quán ăn và doanh nghiệp nhỏ.

Đơn từ qua tin nhắn gây ra những vấn đề gì?

• Không có dấu vết: tin nhắn trôi mất, cuối tháng không tìm lại được.
• Duyệt không thống nhất: quản lý ca đồng ý nhưng chủ không biết, hoặc ngược lại.
• Ảnh hưởng tới lịch ca: nhân viên nghỉ nhưng lịch không được cập nhật, ca bị thiếu người.
• Sai bảng lương: nghỉ có phép bị tính như nghỉ không phép, khoản ứng lương bị quên trừ.

1. Quy định rõ các loại đơn

Liệt kê những loại đơn quán dùng và điều kiện của từng loại:

• Xin nghỉ: báo trước bao lâu, mỗi tháng được nghỉ bao nhiêu ngày.
• Đi trễ, về sớm: trường hợp nào được chấp nhận, báo trước bao lâu.
• Ứng lương: mức ứng tối đa, thời điểm được ứng, cách trừ vào lương.

Phổ biến quy định cho nhân viên ngay khi vào làm.

2. Gửi đơn ở một nơi duy nhất

Mọi đơn đều phải gửi qua một kênh duy nhất, có ghi nhận thời gian gửi. Không chấp nhận đơn qua lời nói hay tin nhắn riêng. Quy định này nghe cứng nhắc nhưng là cách duy nhất để cuối tháng có dữ liệu chính xác.

3. Xác định người duyệt cho từng loại đơn

• Đơn nghỉ, đi trễ: quản lý ca hoặc quản lý chi nhánh duyệt.
• Đơn ứng lương: chủ hoặc kế toán duyệt.
• Với doanh nghiệp có nhiều cấp, có thể duyệt nhiều cấp cho các đơn quan trọng.

4. Kết quả duyệt cập nhật vào lịch ca và bảng lương

Đơn được duyệt cần tự động phản ánh vào:

• Lịch ca: ca của người nghỉ hiện là trống để quản lý bổ sung người. Xem thêm quy trình xếp ca.
• Bảng lương: nghỉ có phép, ứng lương được tính đúng vào cuối tháng. Xem thêm tính lương từ dữ liệu chấm công.

5. Thông báo kết quả cho nhân viên

Nhân viên cần biết đơn đã được duyệt hay chưa để chủ động sắp xếp. Thông báo kết quả ngay khi duyệt giúp tránh tình trạng nhân viên tưởng đã được nghỉ nhưng thực tế đơn chưa được xử lý.

Đơn từ và phê duyệt với MonkeyHRM

MonkeyHRM đưa toàn bộ đơn từ lên ứng dụng:

• Xin nghỉ, đi trễ, về sớm, ứng lương gửi trên ứng dụng.
• Quy trình duyệt một hoặc nhiều cấp.
• Thông báo tự động kết quả duyệt đơn tới nhân viên.
• Dữ liệu nghỉ phép, ứng lương liên thông với chấm công và bảng lương.
• Có trong gói miễn phí cho 1 chi nhánh, tối đa 5 nhân viên.

Dùng thử miễn phí MonkeyHRM